A gestão de documentos compreende processos que têm o objetivo de tornar mais fácil o manuseio dos registros de uma empresa, de forma que não se tenha dificuldade quando houver necessidade de buscá-los. Essas medidas não só otimizam o uso da informação, como também ajudam na preservação da memória institucional.
Independentemente do porte ou área de atuação da empresa, é fundamental manter documentos organizados, como contratos, cadastro geral de empregados e desempregados, alvará, relação anual de informações sociais (RAIS) e Guia de Recolhimento do FGTS (Gefip). Atualmente, esse processo é mais amplo do que arquivar papéis ou documentos digitais.
Pode ser difícil entender quais são as perdas ou ganhos com esse processo um tanto burocrático, então vamos partir das dificuldades para compreender o lado positivo da organização. Confira algumas dicas que vão te ajudar nesse momento!
Como a gestão de documentos impacta os rumos do negócio
Processos mais lentos
O jargão “tempo é dinheiro” se aplica diretamente ao processo de gestão de documentos. Afinal, documentação desorganizada implica em perda de tempo, eficiência e, consequentemente, capital.
Estima-se que cerca de 10% de todo o tempo perdido durante a jornada de trabalho deva-se à busca por documentos.
A missão do dono de um negócio é coordenar processos, práticas e equipes para garantir o bom funcionamento do empreendimento. Assim, o processo de organizar documentos é mais amplo do que o arquivamento em pastas e as consequências são maiores do que a perda de tempo, afetando diretamente a tomada de decisão.
Desde os anos 1980, com a Era da Informação, gestores podem contar com computadores para organizar os documentos digitalizados. Portanto, é mais fácil lidar com esse tipo de arquivo se houver a possibilidade de colocar na internet aquilo que é essencial. Considere a possibilidade de digitalizar documentos antes de começar a organizá-los.
90% dos documentos fundamentais para a empresa costumam estar misturados aos demais itens dispensáveis.
Riscos para a segurança
Documentos desorganizados podem ser um risco oculto no ambiente de trabalho. Informações relacionadas às estratégias de negócio ou documentos relativos às finanças podem ser extraviados ou, ainda, um sistema de informação digital mal elaborado pode ser hackeado. Garanta que a segurança seja prioridade para seus arquivos.
Perda de competitividade
Como consequência dos passos citados acima, a competitividade do seu negócio é minada pela falta de organização. Saber onde encontrar relatórios, contratos, atas de reunião e demais registros eleva a agilidade e, consequentemente, assegura eficiência aos procedimentos administrativos ou de produção.
Ter documentos disponíveis quando preciso faz do processo de crescimento algo mais simples de acontecer. Afinal, a quantidade de informações a se gerenciar aumenta com o passar do tempo e a gestão desses dados será determinante para o futuro do negócio.
Como fazer a gestão de documentos
Os benefícios trazidos pela gestão de documentos são variados, mas para efetivá-los é preciso seguir alguns passos. O primeiro é listar os tipos de documentos. Assim, é possível eliminar aqueles que não contêm informações úteis. Consequentemente, com menos informação a analisar e procurar, se ganha agilidade.
Tendo em mente os tipos de documentos presentes em seu negócio, agora é a hora de padronizar o processo de arquivamento. Defina quais critérios serão escolhidos para caracterizar documentos a partir da necessidade do seu empreendimento e os centralize em uma base de consulta. Isso vai facilitar o acesso à informação.
Após a conclusão dos passos acima, você terá garantido agilidade, rastreamento e segurança às informações referentes ao seu empreendimento. A partir de agora, será mais fácil manter documentos atualizados ou demandas em andamento e prazos serão mais facilmente atendidos graças a uma boa gestão de documentos.
Confira agora um passo a passo para organizar os documentos:
- Armazene em formato físico contratos com assinaturas;
- Livre-se de todo tipo de documento sem informações úteis;
- Atente-se aos prazos legais para o armazenamento de cada tipo de documento;
- Estabeleça uma rotina para digitalizar documentos físicos;
- Mantenha backups com as informações digitais.
Já que informação é o que a empresa tem de mais valioso, organizar e estruturar arquivos é uma parte indispensável para o bom funcionamento de qualquer negócio. A gestão de documentos, quando feita de maneira inteligente, contribui para que todos os processos aconteçam com maior eficiência, e essa organização acaba por trazer mais competitividade à organização.
Agora que você já conhece a importância da gestão de documentos, não perca mais tempo: contrate um software que vai simplificar esta tarefa.
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